Nulägesanalys – Strategisk förståelse för komplexa nulägen
Först och främst: Nulägesanalysen kan aldrig vara en sann faktabaserad bild av hur ett nuläge ser ut. I alla fall inte om du analyserar något som är komplext. Såsom en organisation, en marknad eller en målgrupp. Och det är i regel det vi gör med nulägesanalyser.
Det innebär att den centrala frågan för en nulägesanalys inte är att fastställa en faktasanning om ett nuläge, eftersom det är omöjligt. I stället är den centrala frågan på vilka sätt kan vi skapa förståelse för nuläget så att vi kan agera i det. I komplexa system är förståelse och action alltid sammantvinnat.

Det leder oss in på det andra stora misstaget när det kommer till nulägesanalyser. De antas ofta vara en liten kvick analys som sammanställs av att det googlas lite på stora trender och sedan låter man en språkmodell komponera en verksamhets-specifik text om hur de alla hänger samman, och hur trenderna skulle kunna komma att påverka organisationen i framtiden. Men det är inte en värdefull nulägesanalys i komplexa situationer.
En nulägesanalys är den mest centrala analysen i ett strategiskt arbete. Strategi, produktutveckling, verksamhetsutveckling, product discovery, stora förändringar – Oavsett vad du ska göra så är det nuläget du behöver förstå.
Varför är det så viktigt att förstå nuläget?
Ett komplext system är känsligt för dess initiala förhållanden. Alltså om du puttar in något i ett komplext system så påverkas utfallet av vad systemet kommer ifrån och vad det har med sig historiskt. Det innebär att två komplexa system som ser och beter sig ganska lika kan respondera helt olika på samma input. Exempelvis så kan två olika team på samma avdelning som arbetar på liknande sätt med liknande saker respondera helt olika på samma förändring eller input. Ett komplext system är icke-linjärt. Vi kan inte utifrån det vi puttar in förstå förstå vilka effekter det får. Om vi är överens om det så är vi också överens om att nuläget får en central roll i innovation, strategi och utveckling i komplexitet.
Att skriva en nulägesanalys – En checklista
På Välva har vi några minnesregler för oss själva, för att inte gå i de klassiska fällorna när det kommer till nulägesanalyser. För alla vill ofta så snabbt som möjligt komma förbi nulägesanalysen, och komma till den där fasen då vi sitter i kreativa workshops och bestämmer vad vi ska ha för mål, visioner, strategier eller syften. Men eftersom nuläget är känsligt för initiala förhållanden så innebär det att vi inte har någon som helst aning om vad som skulle hända om vi sätter ett mål, eller presenterar en vision eller formulerar ett syfte. Och förvånansvärt ofta så får de sakerna vi gör faktiskt motsatt effekt, i förhållande till vår avsikt.
Checklista för en värdefull nulägesanalys:
- Säkerställ att nulägesanalysen är baserad på organisations-specifika data. inte på trender, branschanalyser och liknande. Den typen av saker har en roll att spela, men inte i nulägesanalysen. Det är din organisations specifika nulägen du vill förstå. Och de är i regel olika, motstridiga och många – Vilket alltid bör återspeglas i en nulägesanalys.
- Testa att dela nulägesanalysen med 10 slumpmässigt utvalda personer i organisationen och fråga vad de skulle kunna göra annorlunda för att förändra den. Om deras svar är generella och lätta att modifiera så är det i regel en dålig nulägesanalys. Alltså om de svarar saker som ”jag ska försöka vara mer proaktiv” eller ”jag ska försöka vara mer öppen för innovation” så är det generella svar som skulle kunna fungera som svar på vilken nulägesanalys som helst. Men om de svarar specifika och svårmodifierade saker såsom ”jag kanske inte ska bjuda in designers till det där veckomötet” eller ”om jag skulle ringa upp kunden i de fall de inte har nyttjat betalfunktionen i tjänsten” då är det ofta en värdefull nulägesanalys.
- Googla nulägesanalys och jämför din analys med ett gäng andra. Påminner de om varandra och säger samma saker? Då sitter du med en nulägesanalys som inte kommer vara värdefull för att ta sig an komplexa och mångtydiga problem. I komplexitet är granularitet avgörande.
- Handlar nulägesanalysen om små eller stora saker, fenomen och relationer? För det är enkelt och snabbt att göra en nulägesanalys om stora saker – Problemet är att den i regel inte är värdefull i komplexa sammanhang. Och det är svårt att göra en nulägesanalys om specifika och små saker – Men det är just en sådan beskrivning av nuläget som du vill komma åt.
- Slutligen, tittar du på en karta eller på en graf? En karta rymmer i regel mycket mer kontext en graf. Och när det kommer till att förstå komplexa nulägen så är kontext avgörande. Desto rikare kontext, desto bättre förståelse för nuläget. Därför är en karta alltid att föredra över en graf, och en nulägesanalys bör alltid delvis bestå av kartor.
Är en nulägesanalys en analys?
Termen analys innebär att något bryts ner till minsta beståndsdel och utifrån den extrapoleras egenskaper och data upp till helheten. En analys antar alltså att vi genom att förstå delarna också kan förstå helheten av något, men inom systemtänkande och komplexitet menar man att det finns något ”emergent” i relationen mellan delarna som innebär att helheten är mer än summan av dess delar. Men en analys är per definition enbart intresserad av summan av dess delar. Av den anledningen så är en analys inte en bra metod för att förstå ett komplext nuläge. Men det är den vanligaste termen så vi nyttjar den fortsatt i den här artikeln.
En beskrivning av nuläget bör möjliggöra action och görande
Som checklistan antyder så måste en nulägesanalys leda till görande. En organisation måste kunna agera på en nulägesanalys. Hela vägen från längst ut i linjen upp till ledningsgruppen måste kunna agera på en nulägesanalys. I ett komplext system så är alla mellanhänder av data och information en risk, research måste alltid leda till görande. För varje gång någon tolkar eller översätter data till någon annan så ökar risken, för att data mer eller mindre medvetet tvättas och förlorar kontext. Och i komplexa system så är det den situations-specifika kontexten som vi behöver förstå. Därför måste en nulägesanalys leda direkt till action.
Det finns helt enkelt inte tid för strategivarv som utgår från en nulägesanalys, målar upp olika framtidsscenarier, tar fram en strategi och sedan bryter ner den genom organisationen. Det tar för lång tid, och är innebär alldeles för hög risk. Det kan inte ske en nedbrytning steg för steg genom organisationen. Det krävs mer eller mindre realtids-data för att guida det strategiska arbetet
Osäkerhetens roll i komplexa nulägen
I många nulägesanalyser som vi tar del av så är osäkerheten bortanalyserad. Det finns trender, krafter eller fenomen som en organisation mer eller mindre måste ta hänsyn till. Makro och makro – Lokalt och globalt. En lista på saker som kommer ske. Det här brukar grunda sig i ett annat strategiskt misstag – Sammanblandningen av risk och osäkerhet. I en mångtydig, snabbrörlig och komplex verklighet så är osäkerhet det normala tillståndet. Det innebär att en organisations förmåga att agera utifrån osäkerheten, på ett sådant sätt som gör ett osäkert utfall gynnsamt, är centralt.
Det innebär att en nulägesanalys utan osäkerhet är förblindande om du verkar i komplexa situaitoner.
Mall för nulägesanalys och exempel
I komplexitet så bör nulägesanalysen i huvudsak bestå av olika typer av kartor. Det innebär att mallen blir relativt oviktig. Men i icke-komplexa sammanhang så finns det gott om mallar, som dessutom innehåller trender och idéer som du kan återanvända. Och så länge det du försöker förstå är ordnat så är det helt rätt väg framåt.
Men för komplexa problem så behöver det vara kartor, skapade så kvickt som möjligt, kompletterade av realtids-data som hela organisationen kan analysera tillsammans. I komplexitet är en nulägesanalys alltid specifik för en organisation, men nedan delar vi några anonymiserade exempel på nulägesanalyser som vi har genomfört för att förstå komplexa problem.
Metod för nulägesanalyser
Det finns många metoder för att skapa förståelse för nuläget i komplexa system, vi på Välva har erfarenhet av ett par av dem. Vi använder ofta Estuarine Mapping för att förstå nulägen i en organisation, i en specifik kontext såsom en avdelning eller ett team. Och vi nyttjar ofta narrativ-research för att förstå nuläget för multipla kontexter och sammanhang. Både arbetssätten ser du exempel på här ovan. Och som vi nämnde tidigare så finns det gott om andra metoder som också skapar värdefulla kartor över nulägen, som är värda att utforska.
Företag som genomför nulägesanalyser
Det finns gott om företag som genomför nulägesanalyser. Välvas expertis är nulägesanalyser i komplexa situationer, sammanhang och företag. Vi nyttjar komplexitetsramverket Cynefin för att förstå vad som är komplext och inte, och när våra arbetssätt är lämpliga och inte. Syftar din nulägesanalys till att beskriva något ordnat eller en icke-komplex dynamik så är den här artiklen inte relevant för dig. Men om du står inför ett problem, en situation eller en uppgift som du anser är komplex då kan du spara mycket tid och minska risken avsevärt genom att nyttja ovan tips och perspektiv när du analyserar nuläget.
Nyfiken på nulägesanalyser i komplexitet?
Att förstå och agera utifrån nulägen är centralt i Välvas arbetssätt. Oavsett om det gäller produktutveckling, design, research, kundupplevelse, strategi, kundresan, eller förändringsarbeten. Dessutom utforskar vi det i vår podd Förändra nuläget och vi utbildar i olika kartläggningsmetoder för att förstå komplexa nulägen.
Vill du förstå mer, eller komma igång? Boka ett möte så försöker vi hitta en väg framåt.